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Como fazer a gestão eletrônica de documentos

Saiba mais sobre como a gestão eletrônica de documentos pode ajudar a melhorar a organização, controle e o acesso aos dados históricos de sua empresa.
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O que é gestão eletrônica de documentos?

GED é a tecnologia que utiliza recursos de hardware e software para armazenar, classificar, compartilhar e permitir o acesso às informações (impressas ou digitais) existentes em documentos de empresas e outras organizações.
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O que são metadados?

Metadados são ponteiros armazenados junto com o documento digitalizado, que fornecem detalhes importantes como o nome do autor, a data de criação, o tamanho, descrição e outras informações que tornam o arquivo mais fácil de ser encontrado em eventuais buscas.
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Por que os metadados são importantes?

Eles acrescentam informações que facilitam a busca dos documentos e arquivos dentro de grandes sistemas de armazenamento, seja por cronologia, tópico, palavras-chave ou outras estratégias associativas.
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Principais objetivos da gestão de eletrônica de documentos

  • Padronizar procedimentos para classificação, transferência, arquivamento e descarte de documentos.
  • Possibilitar o acesso controlado aos documentos e arquivos da empresa
  • Melhorar a segurança ao acesso das informações
  • Proporcionar economia ao racionalizar a produção documental
  • Agilizar e melhorar o processo decisório
  • Controlar e rastrear o fluxo de documentos e arquivos
  • Preservar o patrimônio documental histórico
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Principais componentes da solução GED

Soluções GED modernas possuem scanners equipados com OCR (optical character recognition), que transformam imagens em arquivos de texto e registram metadados para buscas futuras. Assim, documentos impressos são digitalizados e armazenados em sistemas de armazenamento como storages NAS.
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Como fazer a organização e gestão de documentos de empresas?

Pequenas e médias empresas podem simplesmente digitalizar seu acervo e estruturar as informações dentro de um sistema de armazenamento, sem ajuda de um sistema de GED.
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