Arquivamento, Saiba Como Manter Documentos Organizados

O que é arquivamento?

Arquivamento é o processo de mover dados ou documentos que deixaram de ser utilizados frequentemente e estão no ambiente operacional para outra área, geralmente de menor custo. Na tecnologia, arquivamento (archiving) significa mover dados históricos, e que deixaram de ser acessados com grande frequência, da área de produção para um sistema de armazenamento secundário mais barato, como uma área de cold storage.

Essa ação melhora a performance dos servidores e storages do ambiente de produção, reduz os investimentos em upgrades e libera espaço de armazenamento do sistema principal. Além disso, os dados históricos ficarão fora do caminho e armazenados com segurança, ainda disponíveis para seus usuários.

O que é arquivamento de documentos?

O arquivamento de documentos é o processo para fazer a guarda, controle e gerenciamento de documentos que não são mais usados regularmente. Além do armazenamento de dados, o termo arquivamento também se refere a guarda de documentos físicos. Declarações de imposto de renda antigas, registros trabalhistas, extratos bancários, notas fiscais e outros documentos impressos que não são mais necessários ao nosso trabalho diário nem sempre podem ser descartados. E para isso existe o arquivamento.

Quanto maior é o nível de informatização da empresa, mais o arquivamento de documentos e dados se torna uma parte crítica na estratégia de manter os dados sempre protegidos e disponíveis. Em vez de manter documentos em papel, muitas empresas digitalizam seus documentos antigos e os arquivam digitalmente, gerenciando-os através de algum sistema informatizado. Esse processo é conhecido como gestão eletrônica de documentos ou GED.

Três bons motivos para arquivar documentos:

1. Exigências legais: Quando é necessário manter os documentos por motivos fiscais ou jurídicos. Nesse grupo estão notas fiscais, registros trabalhistas, contábeis e financeiros.
2. Registros históricos internos: Para gerar relatórios de produtividade da empresa com o passar do tempo sempre será necessário manter os dados de exercícios anteriores para consulta.
3. Registros comerciais: Propostas, planejamento de compras, valores históricos de custos, informações de clientes inativos são apenas alguns exemplos de dados que também devem ser mantidos.

Como manter meus documentos organizados?

Caso seja necessário você ou sua empresa armazenar documentos físicos por um período longo, a melhor forma de fazer isso é mantê-los em local seguro, de fácil acesso e protegidos contra a ação do tempo. Além disso, separar e organizar os papéis em diferentes pastas facilita muito sua localização em caso de necessidade.  Organizar arquivos digitais em sistemas de armazenamentos exclusivos para esse fim facilita muito a guarda, gerenciamento e a localização das informações.

Porém, dependendo do volume de dados e do tamanho da empresa, antes de arquivar os dados, será preciso definir uma estratégia e um plano de arquivamento adequados a cada situação. Qualquer plano ou estratégia voltada para o arquivamento de documentos deve ser documentada e comunicada à toda a organização.

Como definir os locais de arquivamento desses documentos?

Tanto os documentos impressos quanto aqueles que estão em formato digital precisam de locais apropriados para serem armazenados. Por isso, uma etapa importante para definir uma boa estratégia de arquivamento corporativo é escolher corretamente os locais físicos ou lógicos destinados à guarda documental.

No caso de documentos em papel, aspectos físicos como salas disponíveis, armários, pastas e fichários necessários devem ser considerados, bem como a ventilação, iluminação e condições de temperatura adequadas para a preservação desse material impresso. Além disso, dependendo do volume de arquivamento, um software para catalogar e gerenciar toda essa documentação e locais poderá ser útil na hora de encontrar qualquer documento.

Como organizar meus arquivos digitais?

Já arquivos digitais demandam uma análise mais profunda sobre qual o tipo de storage e da mídia em que os dados serão arquivados, principalmente relacionada à segurança, tempo de retenção e capacidade de armazenamento do local escolhido. Bancos, hospitais e algumas áreas estratégicas de grandes empresas exigem maior atenção na escolha do tipo de sistema de armazenamento à ser adotado, principalmente para cumprir exigências legais e resguardar a segurança dos dados.

Dependendo do seu setor, também pode haver requisitos legais com relação a quais documentos, dados e informações do cliente precisam ser mantidos e quando devem ser destruídos. Um sistema de gerenciamento de documentos (GED) pode ajudar a garantir que sua empresa permaneça em conformidade para não sofrer multas.

Um storage NAS para o arquivamento de documentos

Storages NAS são sistemas de armazenamento conectados à uma rede local que possibilitam armazenar e organizar arquivos, servindo como área de armazenamento de fácil acesso para as informações pouco utilizadas.

Implementar um NAS para alguns processos de arquivamento pode facilitar muito o trabalho de manter os dados pouco acessados ou inativos sempre disponíveis e fora do sistema principal de armazenamento. Traga seu projeto e tire suas dúvidas, somos especialistas em sistemas de armazenamento de dados.