Boas práticas para a organização de arquivos e documentos

Documentos e arquivos são de épocas diferentes. Num mundo cada vez mais digital, conciliar ambientes recheados de papeis e arquivos acaba sendo uma missão inglória. Por isso ferramentas como a digitalização de documentos, softwares para a gestão eletrônica de dados e sistemas de armazenamento ajudam muito nessa hora.

Relacionamos aqui algumas boas práticas que podem ajudá-lo a organizar melhor seus documentos e arquivos, seja através da otimização da área de arquivamento ou pela forma de organizar os arquivos dentro do seu sistema de armazenamento.

Boas práticas para a organização de arquivos e documentos

Como fazer a organização dos arquivos e documentos?

No mundo analógico, salas de arquivamento devem ser limpas, arejadas, divididas por temas e ter seus documentos separados por pastas, caixas ou arquivos, preferencialmente em ordem cronológica. Utilizar alguns padrões de identificação como cores e/ou departamento ao dividir os lotes de documentos ajuda a fazer a organização dos arquivos, além de facilitar futuras buscas.

Identificar arquivos contábeis, registros comerciais e extratos de contas-correntes de exercícios anteriores em pastas de cores diferentes sempre é uma boa prática. Grandes empresas que ainda não possuem softwares para gestão de documentos podem criar regras de padronização para todos os departamentos, nomeando responsáveis pelo arquivamento e entregando essa responsabilidade para que cada área gerencie seus próprios documentos.

A gestão de documentos já digitalizados é mais simples, porém também exige atenção para que a organização não se transforme num caos. É comum pequenas e médias empresas utilizarem diversos HDs externos, fitas ou mesmo CDs para manter seus registros históricos, sem nenhum controle e plano contra a perda de dados.

TS-431P Qnap storage NAS, dispositivo de armazenamneto com recursos de recuperação de dados

Sistemas como storages NAS são dispositivos de armazenamento voltados para redes locais, equipados com uma série de recursos contra a perda de dados. Esses equipamentos possuem uma série de recursos que podem facilitar a organização dos arquivos e documentos eletrônicos, mesmo sem a ajuda de um GED.

Como facilitar o processo de pesquisa?

Documentos e arquivos organizados e guardados de forma estruturada, catalogados e com identificações padronizadas são localizados mais facilmente. Como a gestão de documentos em grandes empresas nem sempre se limita a armazenar documentos num único endereço físico, a correta distribuição de física dos papeis facilita muito as eventuais consultas.

Em ambientes desorganizados, o tempo perdido ou a dificuldade em localizar documentos pode causar prejuízos a empresas, principalmente em demandas jurídicas e tributárias não atendidas. A correta estruturação do arquivamento evita essa perda de tempo em buscas infrutíferas, tornando o processo de pesquisa mais rápido e simplificado. Apesar disso, ao gerenciar grandes volumes de papéis é fortemente recomendado utilizar softwares para gestão de documentos, que facilitam a busca, o acesso às informações e melhoram a tomada de decisões.

Em ambientes digitais, tudo fica mais fácil: Como qualquer hard disk, um NAS é um sistema de armazenamento em rede que permite criar pastas e subpastas, que podem (e devem) ser nomeadas hierarquicamente, preferencialmente identificando o nome do departamento que irá armazenar dados naquela instância.

Storage Qnap com um computador, tablet e um celular obtendo acesso aos arquivos, economizando o tempo de deslocamento físico por parte do funcionário requisitante.

Esses storages geralmente possuem sistemas de buscas incorporados, que localizam documentos em segundos e podem ser acessados através de dispositivos móveis como celulares, economizando o tempo de deslocamento físico por parte do funcionário requisitante.

Como desenvolver padrões de identificação?

Padrões de identificação são muito úteis para catalogar grandes volumes de documentos e arquivos. Fazer a identificação com a criação de siglas, atribuir cores por departamento, identificar os setores aos quais os arquivos pertencem ou utilizar códigos são apenas algumas ferramentas úteis para classificar documentos.

Além disso, criar uma cultura de arquivamento por departamento é muito útil, pois traz o engajamento de mais colaboradores no processo para manter as informações organizadas. Quando maior é o volume de documentos criado, maior será a necessidade da criação de padrões de identificação, do envolvimento de outros colaboradores e da implantação de um sistema de gestão de documentos estruturado.

Como criar políticas sobre o acesso e utilização dos arquivos?

Em salas voltadas para o arquivamento é comum funcionários registrarem as consultas através de fichas de acompanhamento e, em alguns casos, controlarem a movimentação interna do documento. Esses documentos são especialmente importantes para futuras auditorias, pois dados impressos sempre estão sujeitos a falhas de segurança.

No arquivamento virtual, documentos digitalizados podem ser hierarquicamente organizados através da criação de pastas/subpastas dentro de storages conectados à rede local. Esses sistemas contam com ferramentas para proteger os documentos contra acessos não autorizados como a atribuição de privilégios e autenticação por usuário e senha. Outro recurso importante é o privilégio “read only”, que permite que funcionários acessem, mas não modifiquem nenhum dos documentos.

Storage Qnap TS-832X com politica de acesso aos arquivos armazenados.

Além das ferramentas para a correta criação de políticas de acesso e utilização dos arquivos, sistemas de backup, o registro de atividades e os mecanismos de rastreio são apenas alguns diferenciais que reforçam a ideia da utilização de um NAS para gestão eletrônica de documentos digitalização de documentos.

Essa gestão deve sempre ser amparada pela criação de políticas de acesso e utilização dos arquivos. Implantar corretamente um plano hierárquico que prevê diferentes níveis de privilégios possibilita autorizar o acesso aos arquivos apenas por profissionais que precisam deles para suas atividades.

A correta organização de documentos impacta na segurança dos dados?

Sim, e muito. Investir em processos e sistemas de segurança para proteger os documentos e arquivos de qualquer empresa é fundamental. Informações organizadas, mapeadas e centralizadas facilitam o investimento em segurança, uma vez que o número de dependências (físicas ou lógicas) foi racionalizado e o ambiente otimizado.

Seja apenas através da nomeação de um profissional responsável para monitorar os acessos aos documentos da empresa ou da instalação de sofisticados controles de acesso como leitores biométricos em salas cofres, pensar em segurança de informação sempre é uma boa prática.

A boa notícia é que a digitalização de documentos associada ao armazenamento dos arquivos em dispositivos como storages NAS já fazem boa parte do trabalho, pois só o fato de exigir a autenticação por senha para liberar o acesso aos dados diminui muito o risco de vazamento de informações.

Conheça a linha de storages Qnap

Como identificar o que deve ser descartado?

Num mundo de papeis e arquivos, é fundamental manter somente os documentos úteis e necessários para a empresa. A gestão de documentos deve prever e controlar o processo de descarte, evitando o acúmulo de documentos e arquivos inúteis, tanto no mundo físico quanto no digital.

Atualmente muitos aplicativos contam com a opção de download, mantendo diversos comprovantes como contas de consumo, recibos, pagamentos e registros de operações. Outros documentos importantes como alguns contratos já contam algumas versões eletrônicas, assinadas digitalmente e que podem substituir suas cópias físicas.

Porém, conferir cuidadosamente os documentos na hora do descarte é também uma boa prática, sob pena de ter problemas jurídicos, fiscais, trabalhistas ou tributários. Conhecer e verificar prazos mínimos de armazenagem de documentos fiscais, comprovantes de pagamento trabalhistas e transações imobiliárias minimiza muito o risco de jogar fora documentos importantes.

Faça sua gestão de documentos digitais com um storage NAS

Storages NAS são unidades de armazenamento conectados à qualquer rede local que possibilitam armazenar e organizar arquivos e pastas digitais, de forma simples e segura, provendo acesso imediato as informações pouco utilizadas.

Fazer a gestão de documentos digitais utilizando um NAS pode facilitar muito o trabalho de manter os arquivos pouco acessados disponíveis e fora do sistema principal de armazenamento. Traga seu projeto e tire suas dúvidas, somos especialistas em sistemas de armazenamento de dados.

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