Como armazenar imagens e fazer backup dos exames e análises clínicas?

A evolução dos equipamentos voltados para exames e análises clínicas trouxeram muitos benefícios à medicina, mas o volume de imagens ocupará cada vez mais espaço de armazenamento em servidores de hospitais, laboratórios e clínicas médicas.

O aumento contínuo de exames e análises clínicas que utilizam imagens como a ultrassonografia, ressonâncias e tomografias computadorizadas é um caminho sem volta, que exige soluções cada vez mais sofisticadas de armazenamento e backup.

A perda de dados é uma preocupação que assombra milhares de laboratórios, clínicas e hospitais, mas exames e análises clínicas de pacientes exigem um cuidado redobrado com o assunto.

Perder exames, prescrições, análises e outros dados relacionados com a saúde das pessoas pode causar atrasos no tratamento, erros nas prescrições e ainda eventuais ações judiciais por parte dos clientes.

Além disso, a perda de dados também afetará a rotina de entrega de exames, análises, laudos, histórico de pacientes e relatórios de convênios, gerando prejuízos para toda a operação.

Por isso não basta armazenar as informações e fazer backup das informações com regularidade, o processo deve ser continuamente testado e melhorado.

Os equipamentos para armazenamento e backup

Qualquer sistema de análises clínicas maneja com milhares de registros e imagens, sejam eles apenas da parte operacional da operação ou documentos e exames relacionados com a saúde dos pacientes.

A necessidade de registrar, armazenar e manter os documentos e imagens de pacientes a salvo, em equipamentos confiáveis e sem grandes desembolsos, é o desafio tem tirado o sono de muitos administradores de hospitais e laboratórios.

Até alguns anos atrás, a maioria dos resultados de análises e exames eram armazenados sob forma de documentos impressos, como cópias, imagens, registros, formulários, planilhas, segundas vias, pastas de documentos e relatórios.

No entanto, esses registros sempre estão vulneráveis a ação do tempo, a perda, alteração ou manipulação de dados, principalmente por erro humano, sabotagem, incêndios ou outros desastres naturais.

Como as chances de perder os dados sempre existem e podem causar grandes problemas, o registro eletrônico das informações logo foi agregado aos mecanismos de gestão.

Servidores, scanners, hard disks e sistemas de fitas sempre foram os protagonistas nesses processos, transformando documentos em arquivos eletrônicos.

Os servidores e sistemas de backup com componentes redundantes

O crescimento das aplicações de imagens computacionais e a consequente necessidade ter um equipamento para backup mais seguro que fitas dentro dos laboratórios, clínicas e hospitais tem exigido a revisão de uma série de processos.

A evolução contínua da tecnologia permitiu que servidores, sistemas de armazenamento e equipamentos de backup se tornassem cada vez mais baratos e confiáveis, porém continuam ainda falhando sem avisar.

Para atender às demandas dos clientes, todo laboratório gera, armazena e compartilha informações. Não possuir backup de informações é correr o risco de ter todas as atividades interrompidas sem nenhum aviso.

A consequência dessa interrupção se traduz em prejuízos. Mesmo sem poder oferecer atendimento, custos fixos como salários, aluguel e máquinas sempre continuarão a existir.

Fazer backup das informações em equipamentos apropriados, com componentes redundantes e a prova de falhas é um ótimo início para evitar a interrupção dos serviços.

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As principais causas da perda de dados

Qualquer servidor ou computador sempre está sujeito a problemas de hardware. Problemas de fabricação, falhas técnicas, peças com defeito, descargas elétricas e mau uso são apenas algumas razões pelas quais os computadores param.

Softwares e sistemas operacionais também podem falhar, seja de forma espontânea ou forçada, também causando a perda de dados.

Porém, a maior causa de perda de dados ainda está associada aos usuários, que por vezes esquecem de fazer as cópias dos dados, utilizam soluções inadequadas para a tarefa ou não testam suas rotinas de backup.

Além disso, problemas com acessos não autorizados, invasões, vírus e outros malwares como o ransomware também são comuns e podem ocasionar danos irrecuperáveis aos dados.

A perda de exames causa um estrago ainda maior

Amostras de sangue ou tecido humano e exames de imagens como tomografias podem salvar vidas, desde que os resultados sejam entregues no prazo exigido.

Estamos sempre sujeitos a situações inesperadas, porém perder exames e documentos de pacientes ou análises laboratoriais pode ser catastrófico.

Não possuir um plano consistente para recuperação de desastres nessas eventualidades pode gerar problemas sérios, como colocar vidas de pacientes em risco ou ter o laboratório acionado juridicamente pelos danos.

Como nem sempre o paciente pode se submeter a novos exames clínicos, toda e qualquer redundância na coleta e na análise clínica evita muito constrangimento.

Essa regra também se aplica aos dados: Caso o servidor falhe e o laboratório não possua backup dos exames, pode ser que não seja possível recuperá-los.

Como proteger os dados médicos do laboratório?

Um plano de backup sempre é uma boa forma de proteger as operações de qualquer clínica ou laboratório, porém precisa ser testado e melhorado constantemente.

Soluções improvisadas baseadas em CDs, DVDs, pendrives ou HDs externos podem até auxiliar numa emergência, mas não devem ser considerados como armazenamento ou backup de nenhuma operação comercial séria.

Nenhum desses equipamentos possuem qualquer redundância ou mecanismos contra falhas, exigem trabalho manual e sempre estão sujeitos erros e a perda de dados.

A regra de backup 3-2-1 é uma ótima ferramenta para quem precisa melhorar o armazenamento e backup, e pode dar conta do recado na maioria das aplicações que envolvem imagens em hospitais, laboratórios e consultórios médicos.

Instale um bom antivírus

O antivírus é uma ferramenta fundamental para manter a saúde dos dados de qualquer organização.

Além de proteger os arquivos dos vírus, eles evitam uma série de ataques virtuais, feitos através de softwares maliciosos como malwares e trojans que chegam por email.

Existem muitos antivírus gratuitos no mercado, mas só as versões pagas recebem atualizações constantes sobre os novos vírus que são produzidos.

Além disso, as versões profissionais dos antivírus recebem mais atenção por parte de seus fabricantes, são recheadas com recursos exclusivos para segurança e possuem suporte técnico.

O firewall também é uma ferramenta indispensável

Um firewall também é uma ferramenta que protege a rede local e os exames de laboratório contra acessos não autorizados.

Existem várias formas de implementar corretamente um firewall, seja através da contratação de uma empresa, comprando uma solução pronta ou pela instalando e configurando um software.

Alguns fabricantes entregam essas soluções como um sistema completo (formado por hardware e software), enquanto outros entregam apenas o software para ser instalado num computador para esse fim.

Além disso, essas soluções também monitoram dados que são transmitidos, protegendo o tráfego contra atividades suspeitas ou não autorizadas.

A importância do backup externo

Muitos equipamentos que fazem imagens médicas fornecem um programa para exportação de dados e backup que compacta todas as informações e gera um único arquivo com todos os dados concentrados.

Esse arquivo, além de ficar salvo em algum lugar seguro, fora do computador de uso e deve ser salvo em outros locais fora da empresa.

Outros equipamentos permitem ainda fazer a cópia automática de cada exame, localmente ou através de uma conexão que utiliza a rede local.

Extrair e manter uma rotina de backup programada dos dados dessas imagens em áreas de armazenamento pré-definidas facilita muito a recuperação de dados caso haja algum imprevisto.

Um servidor de backup ou sistema de armazenamento conectado à rede local centraliza todos os documentos médicos e exames num único local e diminui a chance de perda de dados.

Um storage NAS como solução de armazenamento e backup

Uma boa prática é criar uma rotina automática de backup em rede, utilizando como ferramenta um storage NAS para a fazer primeira cópia dos exames e análises clínicas.

Além disso, qualquer plano de backup sério deve possuir ferramentas para diminuir o tempo de inatividade. Ter um plano para a recuperação do sistema e uma previsão de retorno do sistema caso haja a interrupção dos serviços é muito importante.

Os storages NAS possuem muitas ferramentas úteis para esse fim, como permitir a criação de uma nuvem privada com os exames ou sincronizar arquivos e documentos com serviços de nuvem.

Essas ferramentas permitem que pacientes e médicos acessem diretamente os exames, possibilitam acessos protegidos por login e senha, possuem registros de auditoria e são boa forma de se proteger contra falhas.

Serviços de nuvem são muito úteis, porém geram mensalidades, são dependentes de linhas de comunicação e ainda são (muito) mais lentos que sistemas de backup locais.

O backup em nuvem é caro e lento

Usar um provedor de terceiros para manter os exames dos pacientes é como plantar numa fazenda arrendada, onde tudo que é produzido possivelmente será monitorado pelo proprietário.

Muitos softwares para análises clínicas já possuem a possibilidade de trabalhar com o sistema hospedado na nuvem, o que infelizmente tira totalmente o controle do laboratório sobre os dados de seus clientes.

Apesar de muitas empresas venderem a nuvem como um sonho, a verdade não é totalmente essa. Os custos da nuvem têm crescido com o passar dos anos, e a relação "pague pelo uso" nem sempre é proporcional.

Quando o assunto é backup na nuvem, esse custo se torna ainda menos vantajoso, pois exige um servidor privado e a contratação de linhas de comunicação de alta velocidade pelo laboratório para fazer o upload e download dos dados.

Esse tipo de estrutura é melhor, mas acaba sendo inviável para pequenos e médios laboratórios, que optam por contratar uma nuvem pública e ratear o custo com outras empresas que utilizam o mesmo serviço.

Vale ainda lembrar que esse tipo de solução só é aplicável para regiões onde a internet é estável, pois qualquer interrupção na internet também derruba o acesso aos dados e pode comprometer o acesso aos dados.

Servidor de backup ou serviço de nuvem?

Um laboratório que envia todos os dados, análises e exames de pacientes para um serviço de armazenamento em nuvem e não mantém as informações em seus servidores corre muito risco de perda de dados.

Provedores de serviços de nuvem são empresas como as nossas: Também estão sujeitas a falhas, erros humanos e sabotagem.

Mensalidades, problemas de privacidade, segurança e regras internas de governança corporativas também podem ser obstáculos e limitar a contratação e o uso dos provedores de nuvem.

Além disso, manter o backup apenas num sistema de nuvem pública também significa renunciar ao controle do servidor e estar no mesmo ambiente que centenas de outras empresas.

O NAS e a nuvem

Não há nada mais frustrante do que perder documentos importantes por falha no equipamento de backup, falta de capacidade de armazenamento ou erro humano.

Problemas com a privacidade, a falta de controle sobre o sistema, dependência de conexão com a internet e ter mais uma mensalidade sempre afugenta muitos usuários.

Porém, para implantar corretamente a estratégia de backup 3-2-1, é necessário contratar um serviço de nuvem ou replicar os dados para um NAS longe área de produção.

Armazenar os arquivos multimídia em serviços de nuvem pública pode ser simples, mas enviar imagens e arquivos grandes para provedores de nuvem pública é um processo lento e sempre depende de uma boa conexão de internet.

Muitos laboratórios já estão optando por modelos que comtemplam nuvens híbridas, mantendo parte dos dados de uso no servidor local e transferindo o backup e informações pouco acessadas para a nuvem.

Qual a melhor solução de armazenamento e backup?

Apesar de todo o empenho da indústria para comercializar espaços e links para backup em datacenters, o backup primário de qualquer empresa deve ser eficiente, econômico e fácil de ser restaurado.

Além disso, servidores e storages redundantes também podem falhar, por isso simular uma recuperação de dados dentro do ambiente de produção periodicamente pode salvar muitos empregos.

O uso de storages NAS diretamente da rede LAN é uma ótima alternativa para manter os dados médicos e exames sempre protegidos, porém realizar o backup off-site da replicação automática em nuvem pode ser providencial em caso de desastres.

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