Arquivo Digital: O que é e como organizar seus documentos digitais

O uso massivo de computadores e aplicativos dentro das organizações tem exigido que empresas armazenem e organizem uma grande quantidade de documentos, quase sempre disponíveis apenas no formato digital.

O correto arquivamento desses dados é uma prática fundamental para qualquer um que busque manter suas informações importantes seguras, organizadas e sempre acessíveis.

O arquivamento digital permite que empresas e usuários domésticos reduzam o uso do papel e do armazenamento físico, o que é benéfico não apenas para a organização, mas também para o meio ambiente.

O que é arquivo digital?

Arquivo digital é um documento, imagem, som ou vídeo armazenado em discos rígidos ou memórias de servidores, computadores ou celulares. Esses registros, ao invés de possuírem alguma forma física, existem em formato digital, ou seja, são gravados em bits e bytes em sistemas de armazenamento.

Alguns desses arquivos podem ser criados, armazenados, editados e compartilhados em dispositivos computacionais como computadores, smartphones e serviços de nuvem.

Outros arquivos digitais podem ser o resultado da gravação ou digitalização de um documento ou registro audiovisual existente em um sistema computacional, com o objetivo de registrar uma informação para posterior consulta.

Diferentemente dos registros existentes em formato físico, os documentos digitais podem ser facilmente compartilhados e distribuídos através da internet e outras redes de computadores.

Além disso, a digitalização permitiu que os dados fossem armazenados, protegidos e recuperados de forma mais segura, uma vez que não estão sujeitos a danos físicos ou deterioração como os arquivos que exigem alguma mídia física como o papel.

Como fazer o arquivamento digital?

Existem muitos softwares que podem ajudar a fazer o armazenamento e o gerenciamento eletrônico de documentos. Esses são os passos mais comuns para começar a organizar seus arquivos digitais:

Digitalize os documentos impressos: Transforme todos os documentos físicos em arquivos com a ajuda de um scanner. Padronize o formato deles para simplificar o armazenamento.

Selecione os arquivos: Decida quais arquivos você deseja armazenar digitalmente. Isso pode incluir documentos, imagens, áudios, vídeos e outros tipos de conteúdo.

Escolha um local de armazenamento: Escolha um local seguro para armazenar seus dados. Servidores, sistemas de armazenamento, computadores e serviços de armazenamento em nuvem são boas alternativas.

Armazene os arquivos: Envie todos os arquivos para o local escolhido. Certifique-se de que eles estão seguros e acessíveis para quando você precisar deles.

Organize os dados: Organize seus dados digitais para que eles sejam fáceis de encontrar e acessar. Isso pode incluir a criação de volumes, pastas, subpastas e a adição de metadados.

Faça backup de tudo: Faça backup dos arquivos armazenados para garantir que eles não sejam perdidos em caso de falha do dispositivo principal.

Implemente sempre as melhores práticas de arquivamento digital para garantir que seus dados sejam protegidos e acessíveis quando necessário.

O arquivamento digital e o LGPD

O arquivamento digital é especialmente importante para as empresas que precisam seguir as diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Essa lei se concentra na proteção, armazenamento e uso consciente de dados, bem como a forma como eles são coletados e utilizados pelas empresas.

Nela, todos os dados sensíveis precisam ter medidas de segurança adequadas, não só do acervo digital, mas para também para todos os documentos impressos.

Como coletar, armazenar, processar e proteger dados são atividades que podem ser realizadas através de sistemas computacionais, muitas empresas tem unificado seus processos para o formato digital.

Esse formato facilita implementar medidas de segurança adequadas para garantir a privacidade e a integridade dos dados, bem como estabelecer políticas claras e transparência quanto ao uso dessas informações.

Como organizar os arquivos digitais da empresa?

Organizar documentos digitais da empresa é importante para garantir a eficiência e a segurança dos dados. Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a organizar seus arquivos:

Centralize todos os arquivos em apenas um dispositivo: Ter todas as pastas de documentos, imagens, vídeos e áudios em um único dispositivo de armazenamento facilita o gerenciamento das informações.

Crie pastas: Crie pastas para diferentes tipos de dados. Além disso, é importante selecionar os usuários e liberar o acesso aos dados através de login e senha.

Nomeie arquivos de forma clara: Dê nomes simples e significativos aos arquivos para que eles sejam fáceis de identificar e encontrar.

Armazene dados importantes em vários locais: Armazene cópias de segurança dos dados importantes em diferentes locais, como storages e plataformas de nuvem.

Compartilhe arquivos de forma segura: Caso seja necessário compartilhar arquivos na empresa, certifique-se que o compartilhamento seja feito de forma segura, evitando assim que usuários não autorizados tenham acesso aos dados.

Mantenha os arquivos atualizados: Mantenha os documentos sempre atualizados e remova regularmente os arquivos desnecessários. Essa ação evita confusão e maximiza o espaço de armazenamento.

Quais são os formatos de arquivos digitais mais comuns?

Existem muitos formatos de arquivos digitais, mas os arquivos mais comuns são:

Documentos de texto: .doc, .docx, .pdf
Imagens: .jpg, .png, .gif
Vídeos: .mp4, .avi, .mkv
Áudio: .mp3, .wav, .aac
Planilhas: .xls, .xlsx, .csv
Apresentações: .ppt, .pptx
Arquivos de compressão: .zip, .rar

Cada formato é projetado para um propósito específico, como armazenar texto, imagens, vídeos, áudios, etc. Alguns desses formatos são mais adequados para dados que precisam ser editados, enquanto outros são melhores para informações que precisam ser distribuídas ou compartilhadas.

Por que é importante fazer o arquivamento digital de documentos?

O arquivamento digital de documentos é importante por várias razões:

Espaço físico: Diferentemente de documentos impressos que ocupam uma grande área física, milhões de arquivos e pastas podem ser armazenados em um único hard disk.

Acessibilidade: Os arquivos são muito mais fáceis de acessar e compartilhar do que documentos físicos. Um documento digital pode ser acessado de qualquer lugar através de um computador ou dispositivo móvel e uma conexão de internet.

Armazenamento seguro: O arquivamento digital é a forma mais segura de armazenar informações. Isso porque dados não são danificados pela ação do tempo ou armazenagem incorreta e, sempre que for necessário, é possível fazer novas cópias de segurança.

Além disso, documentos digitais podem ser protegidos contra acessos não autorizados através do uso de senhas e de criptografia.

Eficiência: Nos sistemas de armazenamento tudo pode ser encontrado e acessado com mais facilidade, e sem nenhuma preocupação relacionada com o espaço de armazenamento físico.

Sustentabilidade: O arquivamento digital é uma opção muito mais sustentável do que o arquivamento físico. Isso porque não é necessário papel, toner, fitas ou outros tipos de mídia física para armazenar informações.

Além disso, esse tipo de processo ajuda a reduzir a pegada de carbono, já que não exige cortar árvores, transportar a matéria prima ou os arquivos físicos de um local para outro.

Como proteger os arquivos armazenados?

Existem várias ameaças que podem comprometer os arquivos, por isso é muito importante implementar ferramentas para proteger tudo que foi armazenado.

Essas são as principais ferramentas para proteger os dados armazenados:

Faça Backup: Criar cópias de segurança frequentes é a primeira providência para protegê-los contra falhas inesperadas. É importante frisar que as cópias de segurança devem ficar em local seguro e fora do ambiente de produção, como em storages ou serviços de backup em nuvem.

Use senhas: Você pode proteger um arquivo digital com senha para impedir o acesso não autorizado. O uso de senhas é especialmente útil para documento confidenciais.

Antivírus: Um software antivírus é uma ferramenta importante para proteger os arquivos contra vírus e outras ameaças. Além disso, manter o antivírus sempre atualizado é importante para aumentar a proteção dos dados armazenados.

Habilite a criptografia: A criptografia é o processo de codificar um arquivo para torná-lo ilegível a qualquer pessoa que não tenha a chave correta para descriptografá-lo. Existem várias ferramentas de criptografia disponíveis, tanto gratuitas quanto pagas.

Instale um Firewall: Um firewall é uma camada adicional de segurança que protege sua rede local contra ameaças externas como vírus e outros malwares. Um firewall bem configurado e atualizado ajuda a proteger seus arquivos e aplicações digitais.

Mesmo ao adotar todas essas medidas, não existe garantia absoluta de segurança. Por isso lembre-se sempre que a melhor forma de manter seus arquivos protegidos é fazer backups regulares do sistema.

Onde armazenar os arquivos da empresa?

Existem várias maneiras para armazenar os documentos digitais da empresa, onde cada alternativa possui vantagens e desvantagens.

Abaixo relacionamos as formas mais profissionais de manter tudo organizado:

Computadores: Armazenar arquivos em um disco rígido interno de um computador qualquer é uma opção comum, mas também é uma das menos indicadas. Tanto um servidor de aplicação como um computador gastarão recursos preciosos para armazenar e manter os documentos pouco acessados da empresa.

Discos externos: Discos rígidos externos são úteis para armazenar arquivos, mas lembre-se que eles precisam estar em local seguro e que gerenciar esse tipo de dispositivo é complicado.

Sistemas de armazenamento em rede: Os storages NAS foram desenvolvidos especificamente para esse tipo de atividade. Essas soluções de armazenamento em rede simplificam a centralização dos arquivos e garantem a segurança no acesso aos dados.

Redes SAN: Grandes empresas possuem redes de armazenamento corporativas (SAN) capazes de centralizar todo o armazenamento de arquivos, garantir a segurança e atender todas as conformidades regulatórias.

Nuvem: Serviços de nuvem como o Google Drive, o OneDrive e o Dropbox são outras opções para armazenar arquivos digitais da empresa. Esses serviços permitem que qualquer usuário autorizado acesse dados remotamente através de uma conexão de internet.

Lembre-se que escolher qual é o melhor data archiving para os documentos da empresa nem sempre é uma tarefa simples e dependerá de cada projeto.

Um storage NAS para fazer o arquivamento digital

Existem vários benefícios no uso de um storage NAS (Network Attached Storage) para fazer o arquivamento digital. Dentre eles estão:

Centralização de dados: Um NAS permite centralizar todos os arquivos da empresa em um único lugar. Assim, em vez de ter dados espalhados em diferentes servidores, computadores e dispositivos móveis, esse equipamento permite armazenar tudo em um único local.

Alta capacidade de armazenamento: Essas unidades são projetadas para oferecer uma grande capacidade de armazenamento, ideais para empresas que precisam arquivar grandes quantidades de dados.

Compartilhamento de arquivos: Um NAS permite compartilhar arquivos ou pastas em rede ou possibilitar o acesso remoto aos dados via nuvem de forma simples e segura.

Segurança de dados: Um network attached storage geralmente oferece recursos de segurança robustos, como criptografia de dados e autenticação em duas etapas para proteger seus arquivos digitais.

Acessibilidade remota: Um Cloud NAS permite que usuários autorizados acessem seus arquivos digitais através de qualquer dispositivo remoto ou local, tudo através de uma conexão à internet.

Replicação de dados: Um NAS permite fazer a replicação automática de todos dados para outras unidades, garantindo assim que as informações importantes estejam sempre seguras.

Um storage NAS para fazer o arquivamento digital

Somos especialistas em sistemas de armazenamento.

As necessidades de organização e gestão de arquivos digitais sempre está associada ao tamanho da empresa e o volume de documentos produzidos.

Pequenas e médias empresas podem simplesmente digitalizar seu acervo e estruturar as informações dentro de um sistema de armazenamento, simplificando assim o gerenciamento dos dados.

Traga seu projeto e tire suas dúvidas. Somos especialistas em armazenamento de dados e distribuidores Seagate, Qnap, Western Digital e Infortrend.