Qual a melhor solução de backup para cartórios de registro civil?

Os cartórios de registro civil são os responsáveis em oficializar atos como o registro de nascimento, casamento, óbito, além de averbações, anotações e fornecimento de certidões dos atos registrados.

Além disso, os cartórios também são responsáveis pelo registro de documentos como contratos sociais, atos e estatutos das empresas, sindicatos, associações, fundações, sociedades civis, religiosas e científicas.

Como essas atividades são comuns para toda a população, muitos cartórios têm criado e gerenciado uma quantidade enorme de documentos, exigindo sistemas de controle cada vez mais sofisticados.

A constante redução dos preços de equipamentos como servidores e storages tem simplificado esse processo, substituindo os antigos métodos de backup por soluções mais seguras.

Outra boa notícia é que os servidores estão cada vez mais confiáveis e já existem diversas soluções automáticas de cópia para a proteção de dados, sem a necessidade de intervenção humana e possíveis riscos de falha.

Apesar disso, muitos cartórios de registros ainda fazem backup em HDs externos, ficando à mercê de processos manuais e de dispositivos que não possuem mecanismos de redundância contra falhas.

O provimento nº 74/2018

Para resguardar o direito da proteção de dados da população dentro dessas instituições, o conselho nacional de justiça lançou o provimento nº 74/2018, que regulamenta alguns requisitos mínimos para o armazenamento das informações dos cidadãos e pessoas jurídicas.

O provimento nº 74/2018 estabelece regras mínimas para manter a integridade e disponibilidade de dados armazenados, bem como a garantia de continuidade da atividade pelos serviços notariais e de registro do Brasil.

Esse instrumento discorre sobre os padrões mínimos de tecnologia da informação para o armazenamento e a segurança das informações armazenadas.

A necessidade da proteção dos dados

Desde 01/08/2018 os serviços notariais e de registro devem adotar políticas para a segurança de informação com relação a confidencialidade, disponibilidade, autenticidade e integridade das informações.

Além disso, é responsabilidade do cartório possuir mecanismos preventivos de controle físico e lógico dos documentos armazenados, sob pena de multas, instauração de procedimento administrativo e a responsabilização cível e criminal dos dirigentes.

Mesmo assim, muitos cartórios de registros ainda insistem em manter seus dados armazenados em servidores que não possuem sistemas de proteção contra falhas ou não tem um processo de backup consistente.

Alguns cartórios menores chegam ao extremo de manter seus arquivos no próprio computador de uso, trazendo ainda mais riscos aos arquivos e a consequente perda de dados.

Uma forma simples de evitar problemas desse tipo é sempre fazer um backup local via rede, utilizando um dispositivo próprio para a tarefa e que não esteja em produção.

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Como proteger os dados do cartório?

A ideia básica do provimento 74 é exigir que cada cartório civil possua um plano robusto para continuidade de negócios, utilize sistemas de alta disponibilidade e mantenha seus dados seguros.

Esse plano deve envolver os documentos e sistemas computacionais da operação, garantindo que todos os atos sejam arquivados de forma segura, acessível e mantenha a integridade de seu conteúdo.

Muitos serviços notariais já têm em suas rotinas esse objetivo, porém nem todos conseguem atender a normas de interoperabilidade, legibilidade e recuperação a longo prazo exigida na prática dos atos e comunicações eletrônicas.

Um processo automatizado de backup mantém os dados seguros

Um cartório de registros que realiza vários atos e registros por dia não pode correr riscos com seus dados. E manter esses arquivos sempre seguros sempre foi caro e trabalhoso, mesmo com garantias mínimas de restauração em caso de desastre.

A boa notícia é que os preços dos servidores e storages diminuíram muito, barateando o custo de sistemas de armazenamento baseados em disco, principalmente quando falamos de vários terabytes de informação.

Um servidor NAS possui diversas ferramentas para backup, inclusive a replicação de dados automática para a nuvem e outros storages.

Esses recursos são especialmente importante aos cartórios de nota de pequenas cidades, pois permite manter as informações seguras mesmo em caso de furto, roubo ou acidentes.

A importância dos servidores nesse processo

A maioria dos registros das atividades cartorárias já acontece digitalmente. O problema é muitos cartórios ainda possuem sistemas e soluções proprietárias, que nem sempre entregam a redundância e a disponibilidade necessária para atender o provimento 74.

Servidores de aplicação dotados de vários hard disks configurados para funcionar em arranjos RAID trazem muita segurança ao processo, porém ainda não resolvem todos os problemas.

Os livros e atos eletrônicos praticados pelos serviços notariais e de registro devem ser mantidos em segurança, disponíveis e sempre acessíveis.

Para atender esse tipo de exigência, não basta possuir um servidor local de alta disponibilidade, também é necessário investir em um sistema de backup confiável.

Fitas de backup nem sempre funcionam

Um cartório não pode correr riscos de perder informações sobre registro dos contratos, certidões e outros documentos públicos, por isso precisa contar com soluções e equipamentos de backup confiáveis.

Apesar disso, até pouco tempo atrás muitas dessas instituições usavam, além dos HDs externos, mídias ópticas como CDs e DVDs ou pendrives como solução para suas aplicações.

Esses equipamentos sempre foram verdadeiras bombas-relógio, pois não são capazes de manter as informações seguras e quase sempre causam desastres com a perda de dados.

Sabendo disso, alguns cartórios com mais recursos instalaram soluções de cópia baseadas em fita, que apesar de mais seguras, demandavam tempo para fazer a cópia sequencial e muitos cuidados com o armazenamento das mídias.

Mesmo esse sistema ainda não gera a confiança necessária para manter os dados importantes seguros. O backup em fita geralmente é demorado, complicado e exige intervenção humana, portanto está sujeito a falhas.

Além disso, fitas armazenadas por muitos anos nem sempre são localizadas quando requisitadas. Isso levou muitos dos registros civis a migrar seus backups antigos para um storage NAS.

As soluções de backup estão melhores e mais baratas

Os storages NAS estão cada vez mais baratos, e são sistemas de armazenamento que permitem centralizar os processos de cópia de documentos, registros civis, certidões e outros atos de responsabilidade do cartório num único lugar, que é confiável, acessível e seguro.

Cartórios maiores podem ainda diminuir o tempo gasto no processo de cópia (janela de backup) e o congestionamento da rede local, graças aos novos padrões de comunicação de alta velocidade, como as portas ethernet 10GbE.

Esse recurso de hardware acelera as tarefas que tomavam muitas horas para poucos minutos e é especialmente útil em dados de servidores corporativos via rede.

Alguns desses equipamentos já são equipados com as novas placas 10GbE ethernet, que permitem agregar várias portas de rede num único link lógico de altíssima velocidade, diminuindo ainda mais o gargalo ocasionado pelos processos de cópia.

Um storage NAS diminui a janela de backup

Conseguir mais velocidade e estabilidade nos processos de segurança de um cartório de notas melhora diretamente a produtividade das operações de quem trata com registros públicos.

Transformar muitas horas de trabalho numa rotina de poucos minutos libera a equipe de TI para atender os funcionários administrativos em outras tarefas, como prestar suporte técnico e otimizar o desempenho da rede.

Além disso, aposentar as soluções domésticas baseadas em HDs externos ou pendrives e implementar uma solução de armazenamento profissional reduz muito o risco de perda de dados.

Equipados com vários hard disks, os novos NAS são sistemas de backup muito seguros, que além de manter os dados sempre online, também aumentam a economia e a produtividade do cartório.

Armazenar volumes crescentes de documentos e certidões deixou de exigir grandes investimentos. Os NAS equipados com hard disks SATA estão cada vez mais baratos e podem facilmente ser instalados em qualquer rede local.

Mesmo as soluções de armazenamento mais simples como os storages NAS para dois hard disks já possuem recursos de segurança úteis, como fazer cópias duplicadas e automáticas dos dados através dos arranjos de discos RAID.

A prevenção contra a perda de dados

Enquanto fitas utilizam softwares que copiam dados de forma incremental ou diferencial, storages podem fazer cópias completas e idênticas dos arquivos, acabando com rotinas complicadas de restauração.

As soluções de backup para cartórios produzidas pela Qnap podem facilmente tirar um instantâneo (snapshot) do servidor local a cada hora e armazenar essa informação de forma segura para a eventual recuperação de dados.

Alguns desses servidores de backup podem ainda possuir alta disponibilidade e realizar a replicação em tempo real, dependendo da tolerância a falhas de cada aplicação.

Assim, mesmo que um desastre aconteça, a cópia gravada longe do servidor de aplicação sempre manterá os dados seguros.

O backup em nuvem para cartórios

Outra exigência do provimento nº 74/2018 é que os dados devem ser mantidos, além das mídias tradicionais eletrônicas como um storage NAS, em uma terceira cópia de segurança na internet (backup em nuvem).

O problema é que apesar de seguros, os serviços de nuvem são tarifados mensalmente e exigem linhas de comunicação de alta velocidade, que também custam caro.

Além disso, recuperar dados da nuvem em caso de sinistro é um exercício de paciência, pois é demorado e nem sempre é finalizado com sucesso.

Os cartórios precisam de soluções de backup confiáveis

Como as atividades do cartório não podem parar, a melhor solução para manter o ambiente funcionando é também ter uma cópia dos arquivos armazenados em um sistema de armazenamento local.

Manter uma cópia das aplicações e arquivos dentro do cartório facilita a recuperação em caso de desastres, pois as soluções em nuvem exigem linhas para comunicação com a internet e longos períodos de download.

A estratégia de implantar a técnica de “backup 3-2-1” utilizando uma cópia local, um storage NAS e a sincronização com a nuvem pode facilmente manter seguro todos os registros, atos e documentos de qualquer cartório.

Além disso, manter o backup em nuvem também significa assumir custos mensais crescentes, correr riscos de renegociações complicadas e enviar informações de terceiros para um ambiente sem nenhum controle.

Para esses casos, muitos storages contam com ferramentas para fazer a terceira cópia dos arquivos na nuvem, além de softwares como o RTRR (Real Time Remote Replication), que permite fazer a sincronização em tempo real com outro NAS.

A melhor solução de backup para os cartórios

Todo o armazenamento de registros, atas e documento está sendo gradativamente transferido para arranjos de discos SATA de alta capacidade e disponibilidade, eliminando o versionamento de backup e a preocupação na restauração de dados de outros processos.

A união de sistemas de armazenamento em disco com softwares capazes de fazer cópia de servidores tem garantido que informações cartorárias estejam sempre disponíveis, por uma fração do preço de antigas soluções de backup.

Traga seu projeto de backup e tire suas dúvidas

Todas as organizações que possuem grandes volumes de documentos digitalizados precisam de sistemas de backup confiáveis, que mantenham os dados seguros, acessíveis e ferramentas simples para a restauração.

Em cartório de registro civil, ter a melhor solução de backup associada a um plano para recuperação de desastres robusto é a coisa mais importante a se pensar. Sistemas de armazenamento baseados em hard disks economizam tempo e dinheiro.

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